對那些想為客戶提供個性化通訊產品和服務的印刷廠來說，它們需要面對很多特殊的挑戰。

首先，它們無法控制客戶內部的IT系統或數據庫，所以系統的兼容性是一個很重要的問題。其次，來自不同行業（從零售業到電信業再到非營利性組織）的印刷買家都擁有各自不同的通訊習慣和目的。第三，商業印刷廠一般都比較擅長文檔輸出，但在需要為文檔添加可變數據的時候，數據的輸入通常會決定著最終產品的外觀、感覺甚至是產量。 

由于個性化通訊是一個非常復雜的事情，所以印刷顧問強烈建議商業印刷廠減少對簡單產品的生產，把主要精力投入到對高度個性化產品的生產中去。

所以，當你認真考慮專家的建議并決定向前邁出一步的時候，首先就要搞清楚什么樣的軟件解決方案才能為你的個性化服務帶來幫助。這個問題看起來也許比較復雜，但實際上可以歸納為三個基本要素：功能性、靈活性和增長潛力。

功能性

為滿足不同客戶對個性化印刷的需求，強大而全面的功能是可變數據印刷軟件所必需具備的要素。

你選擇的解決方案必須要能很容易地與你和你的客戶們現有的系統整合在一起，其中包括：遺留和ERP系統，以及存儲在客戶桌面上的圖像和文本文件。

此外，這款可變數據印刷軟件還必須要能簡化個性化通訊材料的創建過程，并能輕松地開發和使用新的文件程序。它應該能讓你幫助客戶把有針對性的信息及時有效地傳播到市場上。為了確保輸出的一致性和印刷廠的收益，這個軟件解決方案應該能讓你快速簡便地創建各種類型的文檔。

靈活性

你必須要找到一個足夠靈活的解決方案，它不但要能滿足你自己和客戶當前的需求，而且還要能滿足你們將來的需要。有些客戶可能會把所有的工作都推給印刷廠去做，例如：數據庫管理和頁面設計等；而有些客戶則愿意自己控制這些生產元素。因此，你最好要找到一個能夠提供協同創作環境——一一個能讓你和你的客戶們進入的通用平臺--的解決方案。這款軟件解決方案應該能簡單快捷地對一個或多個頁面上的內容進行修改和更新，此外，它還要能與你的數字和機械印刷環境相兼容。

隨著印刷廠逐漸把自己的角色從“印刷服務供應商”轉變到“通訊解決方案供應商”，多渠道文檔的生產也就勢在必行了。

最關鍵的是你所選擇的軟件必須要能將文檔發送到多個輸出目的地：印刷機、電子郵箱或客戶的網站等。為了保持印刷廠的經營效率和競爭力，這款軟件應該能幫你創建一個可以用多種格式傳輸的文件。即便你的客戶很想通過多渠道通訊材料與自己的客戶建立起聯系，但重要的企業顏色、經過驗證的文字和圖案以及所有必要的法規材料都應該保持不變。