【CPP114】訊：企業用戶節約打印成本的方法，除了選擇正確的打印機類型降低折舊成本，采用分級打印的方式，從耗材方面盡量節約企業的打印輸出費用，采用恰當的打印機設置以降低打印輸出成本。其實我們還可以采用一些打印軟件或使用一些打印技巧來降低企業的打印成本。

　　軟件助力降低打印成本

　　為降低打印成本，市面上出現了一些打印軟件，這些第三方軟件通過各種方式挖掘耗材的使用潛力，達到了較好的節省效果。只要善用這些軟件，對于降低企業打印成本是非常有好處的。

　　1.Inksaver: 至少節約15%的墨水

　　Inksaver是一款噴墨打印機專用省墨軟件。它依靠打印時截取送往打印噴頭的信號，并對信號進行優化，以減少噴頭噴射的墨滴數量來達到省墨的目的。同時Inksaver軟件的使用也非常簡單，只要調節軟件左邊的滑桿，即可輕松達到1%～75%的省墨目的。

　　當然，由于噴射墨滴的減少，打印質量也可能相應地降低。不過在15%以下的省墨條件下打印，文稿的輸出效果幾乎不會受影響，這也就意味著使用這款軟件至少能夠節約15%的打印耗材成本。同時，Inksaver的獨特工作方式對于某些特殊介質的打印效果還有較好的提升作用，如用洇墨情況嚴重的宣紙、吸墨性能差的銅版紙打印時，由于噴射墨滴減少，將大大降低墨滴擴散和堆墨對打印效果的損害。

　　2.SSC Service Utility：墨盒清零工具

　　提起SSC Service Utility，熟悉打印機的朋友和企業用戶都很熟悉，這款軟件適用于絕大多數Epson噴墨打印機，可以通過墨水凍結和智能芯片清零等方式，使墨盒繞過智能芯片的限制。這樣既可充分利用墨盒里的殘余墨水（當墨盒上的智能芯片計數到位時，會強制停止打印，其實此時墨盒里還有不少墨水），同時還為用戶自行注墨創造了條件。

　　當然，使用這款軟件還是有一定危險性的，如在使用軟件對墨盒清零后，當墨水耗盡時，打印機仍然會繼續工作，這樣噴頭空打時，空氣和雜質會進入噴頭，可能造成噴頭損壞或重新安裝墨盒時有一些麻煩，而這一弊病對于企業用戶的影響更加明顯。因此企業用戶在使用這款軟件時要多加注意，要避免因節省耗材成本而帶來的打印機損壞等問題。當然，這款軟件附帶的廢墨清零功能對于企業用戶來說還是頗為實用的，能有效降低打印機的維護成本。

　　3.Uniprint：打印管理工具

　　疏于管理也是企業用戶打印成本大大增加的一個原因，不少企業的打印任務并不多，但打印成本卻不低，究其原因，就在于打印了大量無用資料或員工私用打印機打印個人資料，而這些費用最后都要企業買單。在這種情況下，使用打印管理軟件，提高有效打印頁比率就成了解決這個問題的關鍵。而Uniprint就是其中功能較為出色的一款軟件，這款軟件能夠實現監控并記錄打印事件，查看打印內容與打印用戶，為客戶端設置打印密碼等，讓企業內部的打印事件盡收眼底。這樣就能夠有效避免員工及外來客戶無限制使用打印機，對于打印內容的有效審定與無效打印頁的剔除，也有直接的效果，能夠大大提高企業內有效打印頁比率，極大地降低打印成本。

　　當然，能夠降低企業打印成本的軟件還有很多，限于篇幅，我們在此只介紹這三款相關的軟件，相信只要企業用戶善于挖掘，使用這些軟件，對于降低打印成本，還是有相當大的作用的。

　　節省成本技巧來幫忙

　　在節約打印成本時，一些技巧的應用也很關鍵。一些打印技巧雖然很小，甚至看起來有些不起眼，但只要應用得當，對于降低打印成本還是相當有效的。

　　1.集中打印

　　對于不少企業來說，零散打印已經成為打印習慣，大家都習慣于遇到打印任務時，隨時進行輸出，這種打印方式對于打印緊急文件自然無可非議。但在日常使用中，采取這種方式卻可能大大增加打印成本。首先大多數噴墨打印機在開機自檢和關機噴頭鎖定的過程中，需要消耗部分墨水，這樣頻繁開關打印機，將造成墨水的極大浪費。同時部分打印機，尤其是老款激光打印機，在打印前幾頁時，容易因定影不良造成打印件報廢，這樣頻繁開關機將造成大量打印紙和耗材的浪費。而頻繁開關機時的沖擊電流，對于打印機壽命的影響是比較大的，會降低打印機壽命，提高故障率，造成打印機折舊成本增加。

　　另外大多數打印任務，需要有人看守才能避免卡紙、打印報錯等情況，這樣分散打印將浪費不少人力資源成本。而集中打印在這方面的優勢明顯，將數個不緊急的任務放在一起打印，可減少開關機過程中的浪費，降低人力資源的消耗，降低打印機折舊成本和報廢的紙張數量。因此，除了一些緊急打印任務外，在企業用戶打印時，盡可能集中打印，以降低打印成本。

　　2.簡化打印任務

　　另外，在企業用戶打印時，一些員工喜歡在打印時加上水印，在編輯文件時采用底紋等等，或使用彩色進行文字輸出。這樣操作雖然打印頁顯得比較美觀，但這種美觀卻是依靠很高的打印成本來實現的，因為無論是水印還是底紋的打印，都是要消耗打印耗材的，而彩色文本的輸出，需要更大的耗材成本。因此，如非必要，不要采用這些方式進行打印。同時，編輯文件時所選擇的字體，對于打印成本也有較大的影響，如黑體和一些美術體文字的字體筆畫要比我們常用的宋體或楷體粗一些，這樣整篇文檔的打印覆蓋率也會相應地增加，這就需要使用更多的耗材進行打印，而加粗文字也會有類似的結果，因此盡可能用筆畫較細的字體，避免加粗文字打印，也能取得一定的節省效果。

　　另外，在打印大字體時，使用一些空心字體，不僅看上去美觀，節省效果也相當明顯。在word文檔中，我們還可將文字設定為灰色，通過降低墨色的方式控制噴墨量，也能節省打印耗材，需要注意的是，將文字設定為灰色時，如使用噴打或彩色激打輸出，最好將打印設置中的“僅使用黑色墨盒（硒鼓）”選項打開，否則，某些打印機可能會用彩色墨水/碳粉合成黑色耗材的方式來打印灰色文檔，這樣打印成本反而會提高。

　　3.加強文件共享，減少打印任務

　　節省的極致是什么，就是盡可能減少打印量。其實我們發現，企業打印的很多材料都不是必需的，如一些不需要存檔的報表和資料，原本只需要通過網絡共享等方式讓相關的部門或人員得到這些資料就可以了。但由于企業受傳統管理方式的影響以及某些企業內部IT建設滯后，導致這些非必要數據仍在大規模打印，甚至成為一些企業打印的主要內容。如何壓縮這部分打印內容，就要考驗企業管理人員了。如何在投入與享受IT成果間形成平衡，如何管理和共享數據與文件，如何在提高辦公效率的基礎上降低打印成本，是企業管理者需要考慮的。

　　總結：打印成本減半不是夢

　　當然，各種節省方式之間有可能相互影響，如選擇了自行填充耗材或連供系統時，雖然會大幅度降低耗材打印成本，卻會提高打印機的折舊成本和人力消耗成本。而選擇高性能、自動化程度較高的打印機，雖然能降低人力消耗成本，并在一定程度上降低耗材成本，卻會大大增加打印機的折舊成本。因此，企業用戶在節省打印成本時，決不能著眼于單項打印成本的降低，而要根據自身的情況，綜合分析，以求得各項打印成本的平衡，這樣才能獲得最低的綜合打印成本。

　　只要方法應用得當，企業打印成本減半并不是夢想，從附表中可以看出，數種方式的綜合應用，在不影響打印質量及增加其他部分成本的基礎上，能夠將耗材打印成本、打印紙成本降低50%左右，而有效打印頁比率也能提高30%以上。至于打印機折舊和維護及人力資源成本，雖然很難有明確的數字表示，但打印機選購和使用得當的話，相信能夠降低20%左右的成本。這些措施的綜合使用，就能夠輕松地使企業的總體打印成本降低一半甚至更多。

　　編后：綜合來看，企業用戶要節省打印成本，除了在選擇打印機和耗材時要注意之外，對打印機的管理也是很有必要的。更重要的是，管理者要在員工中提倡節約的理念，讓大家在打印時注意一定的操作技巧，這樣為企業節約打印成本也能起到事半功倍的效果。

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